Dossiervorming houdt in dat u als leverancier gedurende het hele proces van offerte tot incasso de juiste dingen op papier zet en kopieën bewaart, zodat als de vordering onverhoopt voor de rechter zou komen u over een gedegen en volledig dossier beschikt.

Checklist voor een goed dossier

 

Stukken die de identiteit van de opdrachtgever documenteren

• Indien van toepassing: een uittreksel uit het handelsregister (via de Kamer van Koophandel)
• De adressen en telefoonnummers waarop het bedrijf en/of de eigenaar te bereiken zijn (niet alleen een postbusnummer)

Stukken die de overeenkomst documenteren (bij voorkeur voor akkoord ondertekend door de opdrachtgever)

• De offerte
• Een opdrachtbevestiging of contract
• Inhoudelijke beschrijvingen, zoals een concept of opzet van een tekst, een tekening van een bouwwerk, een functionele specificatie van software, en dergelijke
• De algemene voorwaarden die deel uitmaken van de overeenkomst

Stukken die de uitvoering van het werk documenteren

• Voortgangsrapportages
• Gespreksverslagen
• Aanbiedingen van tussenresultaten
• Concepten, tekeningen, schema’s, specificaties, handleidingen, en dergelijke
• Overzichten van gewerkte uren

Stukken die eventueel meerwerk documenteren

• Alle correspondentie met betrekking tot meerwerk
• Aanvullende opdrachtbevestigingen
• Tussentijds bijgestelde begrotingen, budgetten, en dergelijke

Stukken die de levering van het product documenteren

• Een opleverbrief of een beschrijving van het geleverde product
• Communicatie van de klant waaruit blijkt dat hij de levering heeft ontvangen of aanvaard

Stukken die de vordering documenteren

• De factuur
• De herinneringen, aanmaningen en/of sommatie

Consistentie en samenhang van dossier

In een goed dossier vormen de stukken een consistent en samenhangend geheel. Uit een opleverbrief moet blijken dat datgene geleverd is wat in het contract was afgesproken. Op een factuur staat het bedrag dat in de offerte vermeld stond, eventueel met meerwerk dat ook in het dossier is terug te vinden, enzovoort.

Mondelinge communicatie

Neem relevante mondelinge communicatie van het begin af aan in de stukken op. Als de klant heeft ingestemd met meerwerk, dan vermeld je dat feit in een voortgangsrapportage of een gespreksverslag.

Inzetten van e-mail en rechtsgeldigheid

Op de vraag of e-mails rechtsgeldig zijn is geen eenduidig antwoord te geven; het is ter beoordeling van de rechter. In het algemeen kan gesteld worden dat het voor een freelancer verstandig is ten minste een handtekening van de opdrachtgever te hebben op een document dat de overeenkomst vastlegt (offerte, opdrachtbevestiging of contract). Bij grote opdrachten kan het verstandig zijn ook de acceptatie van een handtekening te laten voorzien. De factuur, herinnering en sommatie worden veelal schriftelijk verzonden. Maar allerlei andere communicatie kan ook per e-mail gedaan worden. Leg telefonische afspraken schriftelijk vast en zend dit ook aan de klant. Bewaar dan een hardcopy van de belangrijkste e-mails.

Adressering formele stukken

Richt formele stukken (met name offerte, opdrachtbevestiging, contract, sommatie) aan het vestigingsadres van de opdrachtgever zoals dat in het handelsregister van de KvK vermeld staat. Stuur ze ter attentie van de directeur of iemand die bevoegd is de overeenkomst aan te gaan. Of stuur een contract met daarop de naam van een tekenbevoegde met een begeleidende brief naar jouw normale contactpersoon.

Presentatie opdrachtgever
Voor een onafhankelijke aanbieder van bedrijfsjuridische diensten zoeken wij een senior medewerker debiteuren. Het bedrijf werkt in de gehele benelux met een team van advocaten, fiscalisten en notarissen aan een geïntegreerde dienstverlening op het gebied van recht.

Functie-informatie
- Beheren van een debiteurenportefeuille
- Inventariseren en analyseren van de debiteurenportefeuilles
- Zelfstandig overleggen met klanten over de debiteurenportefeuille
- Voorstellen doen aan de klanten omtrent het te volgen debiteurenproces
- Contact met klanten over disputen, betalingsregelingen en schikkingsvoorstellen
- Bewaken van de voortgang van betalingsregelingen en schikkingsvoorstellen
- Overleg voeren met incassobureaus, curatoren, gerechtsdeurwaarders en schuldhulpverleners
- Rapporteren aan de Coördinator Debiteurenbeheer over ontwikkelingen en voortgang in de debiteurenportefeuille
- Meedenken en doen voorstellen ten aanzien van procedures
- Uitvoeren van credit-checks op klanten
- Opstellen van rapportages
- Aansturen van medewerkers van de debiteurenadministratie

Functie-eisen
- HBO werk- en denkniveau
- Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
- Kennis van/affiniteit met (boekhoudkundige) softwaresystemen
- ervaring binnen de juridische dienstverlenging en/of accountancy

Aanbod
- goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Inlichtingen bij
Naam Jessica Spaargaren
Telefoon 020 - 408 30 50

• Bank Card Charge Debit Original

• Credit And Debit Card

• No Credit Or Debit Card

• Instant Prepaid Debit Cards

• Debit Credit Card Canada

  Low cost debit and credit card processing services. Click here or call 800 262 3033 for more info on acquiring merchant account services in Canada.